Si has llegado hasta aquí posiblemente hayas oído hablar sobre el ERP ODOO y su capacidad para llevar una gestión integrada de la empresa.
Posiblemente hayas oído decir que es un sistema modular que se adapta a los procesos de cada empresa, es decir es un sistema a medida según las necesidades de cada empresa, no todas las empresas facturan igual, no todas las empresas de servicio funcionan igual, no todas tienen los mismos procesos productivos o logísticos y no todas tienen las mismas necesidades de reporting, de análisis de la información o de toma de decisiones.
El ERP ODOO es un sistema de información libre y de código abierto por lo que cualquier empresa consultora es capaz de realizar instalaciones, modificaciones o adaptaciones. Así que es fácil cambiar de empresa consultora en caso de ser necesario.
Es un sistema que no tiene costes de licencias por uso o usuario, un usuario con la capacidad adecuada se lo puede instalar de forma gratuita y configurarlo a su medida, los costes que una empresa consultora suele ofertar son los de implantación del sistema que suele incluir análisis del proyecto, diseño, instalación, configuración y paramentrizaciones, desarrollos si son necesarios, formatos de documentos, informes avanzados, migración de datos, formación y asistencia en la puesta en marcha, también se suelen contratar servicios de mantenimiento del sistema y alojamiento en servidor en caso de que la empresa prefiera no instalarlo en uno propio.
Como has podido observar no es un sistema cerrado, todo lo contrario, una de sus grandes virtudes es la capacidad es de crecer conforme crece la empresa, añadiendo nuevas funciones, mejorando los procesos o incrementando el análisis de información.
Otra de las características técnicas es su capacidad de conexión con otros sistemas, nosotros por ejemplo lo solemos integrar con tiendas online Prestashop y el sistema de email marketing mailjet.
Al sistema se accede desde un navegador web por lo que no requiere instalación en los PCs, y su utilización es similar a la de una página web, con enlaces, accesos directos … esto permite acceder a cualquier tipo de información desde cualquier sitio de forma rápida.
Si las bondades técnicas no te han llamado la atención, seguro que las ventajas económicas si que lo harán. Un ERP como ODOO no es un gasto, es una inversión de la que hay que obtener una rentabilidad, por ejemplo si actualmente dedicas 200 horas semanales a procesos de administración, gracias al ERP se pueden reducir a 50 horas semanales, con ello habrás obtenido una reducción del 75% del coste de estos procesos. Mejores procesos implican siempre un ahorro económico o una mejora en eficiencia, y una mejora en eficiencia se suele traducir en mayor volumen de negocio y rentabilidad ya que se puede llegar a más con los mismos o menos recursos.
VENTAJAS ECONÓMICAS QUE APORTA EL ERP ODOO A LAS EMPRESAS.
1) Reducción de tiempos de la gestión de la información de la empresa, tanto en el registro de datos como en el procesamiento de la información para el control, el análisis y la toma de decisiones. Procesos integrados y automatizados. Ahorro económico y mejora de eficiencia.
2) Reducción del tiempo y mejora de los procesos administrativos, eliminación de los dobles trabajos, retrabajos y reducción de registros de forma manual. Elimina lo que no es importante para la actividad de la empresa. Elimina o reduce aquello que no aporta valor a la empresa. ¿Has considerado el tiempo que dedicas a la gestión de algo tan sencillo como los gastos de los empleados? ¿O por ejemplo la gestión del coste del personal para el análisis de datos y su tratamiento contable?
3) Llevar la información al día como por ejemplo en el caso de la contabilidad, la tesorería y el controlling, con la finalidad de mejorar las decisiones financieras y estratégicas. Imagina tener la información contable de bancos al día con una simple importación del extracto bancario al ERP, pero no solo eso, imagina poder hacer previsiones de tesorería para saber los fondos futuros en los próximos meses.
4) Gestionar los indicadores clave en un cuadro de mando en tiempo real y de forma automatizada para controlar y analizar de forma simplificada los aspectos clave del negocio y del funcionamiento interno de la empresa.
5) Evitar pérdidas de tiempo en la búsqueda y el control de la información, como por ejemplo a la hora de llevar un control del stock o la ausencia de empleados, ya sea por vacaciones u otras causas.
6) Eliminar el uso de hojas de cálculo y bases de datos independientes que pueden conducir a errores y a pérdidas de información. Las hojas Excel son de gran utilidad para ciertas funciones, pero su uso para la gestión de aspectos clave de la empresa que necesitan de integración con otras áreas puede suponer grandes pérdidas de tiempo de proceso de información, pérdida de tiempo en el mantenimiento de las hojas de cálculo y elevado tiempo de formación en aquellos usuarios no habituados a este tipo de herramientas.
7) Centralizar el lenguaje de gestión para que cualquier usuario con un mínimo de formación sea capaz de realizar tareas que realiza otro usuario. Curva de aprendizaje muy baja. La gestión deja de ser exclusiva e independiente de cada usuario y pasar a formar parte del conjunto de la empresa. Esto permite trabajar a la empresa en equipo. Por ejemplo, cualquier usuario puede aprender contabilidad en el ERP sin ser especialista. Esto implica una reducción de costes de formación en temas de gestión.
8) Llevar el control de aspectos que anteriormente no se llevaban como por ejemplo el coste real de fabricación o de la prestación de servicios, o el control de la rentabilidad prevista y real de una fabricación o un proyecto, así como la posibilidad de obtener informes de rentabilidad de proyectos, clientes o canales de venta (equipo comercial, venta online, ferias, campañas…) Esto mejora la precisión del análisis y la toma de decisiones.
9) Incremento de la cifra de negocio gracias a herramientas como el CRM y el marketing online. Incremento de la productividad del equipo comercial, mejora de la captación de leads o contactos y el seguimiento de las acciones comerciales, así como la facilidad a la hora de elaborar presupuestos de venta. Mejora de la inteligencia comercial y la toma de decisiones de aspectos clave en el área comercial y de marketing.
10) Incremento de la motivación del personal de la empresa al tener acceso a información centralizada, al ser un sistema muy sencillo de utilizar y manejar y que no requiere esfuerzos para la obtención de información que facilitan su trabajo del día a día.
El personal se siente más involucrado en la gestión de la empresa.
11) Mejora de la comunicación entre el personal de la empresa. Se evitan errores de comunicación, exceso de emails, reuniones innecesarias, se evita la comunicación en papel, en definitiva, mejora la coordinación interdepartamental.
12) El ERP aporta grandes sinergias entre los departamentos de la empresa. Facilita la comunicación de las buenas prácticas y facilita la metodología de mejora continua (tradicionalmente exclusivo de las grandes multinacionales que cada vez más pequeñas y medianas empresas están adoptando)
13) El ERP facilita la escalabilidad del negocio y permite la integración de nuevas funciones, así como la adaptación a cambios en procedimientos de trabajo o incorporación de nuevos procedimientos.
Ya has visto que el ERP no es solo una gran máquina para llevar la gestión integral de la empresa, sino que es un sistema que facilita la mejora continua de las organizaciones y por lo tanto es una inversión que genera una importante rentabilidad de forma directa e indirecta.
Ahora las empresas necesitan mejorar continuamente para poder competir en un entorno tan complejo y agresivo como el actual.